进货单与采购申请
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功能简介
这两个模块是采购流程的前两步：
- 采购申请：内部提需求。“这个物料快没了，申请采购 100 个。“它只是个申请，还没有真实交易。
- 进货单：真实发生的采购。供应商送货来了，开一张进货单，货进仓库、钱记应付、票等开。
两者的关系是：采购申请批准后，据此做进货单。进货单表单里就有「采购申请」这个关联字段。小额直采也可以跳过申请直接开进货单。
明细区叫「产品详细信息」（不是报价单那边的「产品详细信息」），加行方式一致。
进货单
页面概览
- 工具栏：「查看范围」默认「我的进货单」；右边是「报表」「导入」「导出」和「新建进货单」。
- 列表列：一共 15 列——「进货单」「供应商名称」「入库状态」「付款状态」「开票金额」「发票状态」「未开票金额」「状态」「采购日期」「负责人」「审批状态」「合同订单」「支付账户」「Xprojects」「工具」。
- 底部汇总行：口径是「总计」，分「本页汇总」和「所有汇总」。
注意这一张表上同时有三条独立的进度线：入库、付款、发票。
操作步骤
- 点击「新建进货单」，表单在新标签页打开。
- 选「供应商」和「供应商联系人」。
- 填「负责人」「进货单编号」。
- 选「状态」：已创建／已批准／已发送／……（见下方取值表）。
- 填「到货日期」。
- 关联「采购申请」「合同订单」「项目」——采购申请的关联让“申请→采购”这条线闭合。
- 选「付款类别」：定金／货款／尾款。
- 选「快递单」（如果走快递）、关联「发票」、选「付款条件」。
- 填「调整金额」「折扣」，选「调整类型」（增加／减少）。
- 在「产品详细信息」明细区加产品行，填数量、单价、税率。
- 填「备注」，保存并提交审批。
后面三条线是分开走的：
- 入库状态：由库存模块的「入库单」推进。货到了、做了入库单，状态才变。
- 付款状态：由「付款单」推进。钱付了，状态才变。
- 发票状态：由「进项发票」推进。供应商开了票、财务登记了，状态才变。
字段与选项说明
表单一共 27 个字段。主要的：
| 字段 | 取值 / 含义 |
|---|---|
| 进货单编号 | 单据编号 |
| 供应商 / 供应商联系人 | 向谁采购 |
| 状态 | 已创建／已批准／已发送／已入库／已取消／货已到／部分履行／履行完毕／已撤单 |
| 到货日期 | 约定到货日 |
| 采购申请 | 关联的采购申请 |
| 合同订单 | 关联的销售合同订单（如果是为订单备货） |
| 项目 | 关联项目 |
| 付款类别 | 定金／货款／尾款 |
| 快递单 | 快递公司 |
| 发票 | 关联发票 |
| 付款条件 | 来自「条件和条款」的设置 |
| 调整金额 / 折扣 | 金额调整 |
| 调整类型 | 增加／减少 |
| 客户 | 关联客户 |
| 负责人 | 谁负责这单 |
| 备注 | 自由文本 |
| 产品详细信息 | 采购明细行 |
列表上另有「入库状态」「付款状态」「发票状态」「开票金额」「未开票金额」「审批状态」「支付账户」等由系统维护的列。
采购申请
页面概览
- 工具栏：「查看范围」默认「我的采购申请」；右边是「报表」「导入」「导出」和「新建采购申请」。
- 列表列：一共 13 列——「采购订单编号」「负责人」「供应商」「创建人」「创建时间」「修改时间」「审批人」「审批状态」「供应商联系人」「合同订单」「状态」「备注」「工具」。
比进货单多了「创建人」「审批人」两列，因为它本质是个审批流单据——谁提的、谁批的，要看得见。
操作步骤
- 点击「新建采购申请」，表单在新标签页打开。
- 选「供应商」和「供应商联系人」。
- 填「负责人」。
- 选「状态」：已创建／部分采购／已采购。
- 需要的话关联「合同订单」「项目」「客户」「联系人」，以及选「付款条件」和关联「发票」。
- 在「产品详细信息」明细区列出要采购的产品和数量。
- 填「备注」，保存并提交审批。
字段与选项说明
表单一共 19 个字段。主要的：
| 字段 | 取值 / 含义 |
|---|---|
| 编号 | 采购订单编号 |
| 负责人 | 谁提的 |
| 供应商 / 供应商联系人 | 向谁采购 |
| 状态 | 已创建／部分采购／已采购 |
| 合同订单 | 关联的合同订单 |
| 项目 | 关联项目 |
| 客户 / 联系人 | 关联客户侧信息 |
| 付款条件 | 来自「条件和条款」 |
| 发票 | 关联发票 |
| 备注 | 自由文本 |
注意事项
- 采购申请不产生任何实际后果。它不动库存、不动钱、不动账。不要以为提了申请就等于买了。
- 进货单的三条状态线互不联动。这是最容易出错的地方——货到了但钱没付、钱付了但票没开，都是正常状态。判断一笔采购“结没结”，要三个状态一起看。
- 进货单的「状态」取值有 9 个，别乱选。正常流程是 已创建 → 已批准 → 货已到 → 已入库。已取消／已撤单是终止态，部分履行／履行完毕针对分批到货。
- 「未开票金额」要盯紧。它是「开票金额」和订单总额的差额。采购员离职时最容易留下的坑就是“货收了、钱付了、票没要回来”。
- 「调整类型」填反了金额方向就反了。正常折扣用「减少」。
- 进货单和入库单要对应上。进货单是采购凭据，入库单是仓库动作。只开进货单不做入库单，库存不会增加。
- 采购申请适合有一定规模的企业。如果采购金额小、频次高，直接开进货单即可，不必每笔都走申请。
- 审批人和负责人可以是不同的人。负责人是执行者，审批人是把关者。制度上一般要求分离。