入库单与出库单

功能简介

库存数字不会自己变，只有入库单和出库单能让它动。这两个模块是库存体系的执行层：

• 入库单：货进仓库。采购到货、客户退货入库、盘盈调增都走它。
• 出库单：货出仓库。发货给客户、领料、盘亏调减都走它。

它们通常不是手工从零建的，而是由上游单据驱动——入库单挂进货单，出库单挂发货单。这样业务和库存才对得上。

这两个模块表单的明细区都叫「产品详细信息」，和报价单、合同订单、发货单的叫法一致，加行方式也一样。

入库单

页面概览

• 工具栏：「查看范围」默认「我的入库单」；右边是「报表」「导入」「导出」和「新建入库单」。
• 列表列：一共 9 列——「入库单编号」「状态」「进货单」「创建时间」「负责人」「入库日期」「总数量」「仓库」「工具」。
• 注意列表里没有「审批状态」列——入库单不走审批，保存即生效。这一点和出库单不同。

操作步骤

1. 点击「新建入库单」，表单在新标签页打开。
2. 填「入库单编号」（必填）和「负责人」（必填）。
3. 选「仓库」（必填）——货进哪个仓，这一栏决定了库存加在哪里。
4. 关联「进货单」——如果是采购到货，挂上对应的进货单，这样采购和库存就能对上账。
5. 填「入库日期」——这是库存生效的日期，不是建单日期。
6. 需要的话选「供应商」、关联「项目」。
7. 在「产品详细信息」明细区加产品行，填数量和单价。启用了序列号的产品，这里要逐条录序列号。
8. 填「备注」，点「保存」。

字段说明

表单一共 9 个字段，必填 3 个：

字段	必填	含义
入库单编号	✅	唯一编号
负责人	✅	谁负责
进货单		关联的采购进货单
入库日期		库存生效日期
仓库	✅	货进哪个仓
供应商		这批货的供应商
最新评论时间		只读
项目		关联项目（Xprojects）
备注		自由文本

列表上另有「状态」「总数量」两列，由系统维护。

出库单

页面概览

• 工具栏：「查看范围」默认「我的出库单」；右边同样有「报表」「导入」「导出」和「新建出库单」。
• 列表列：一共 11 列——「出库单编号」「状态」「负责人」「客户」「合同订单」「发货单」「出库日期」「审批状态」「总数量」「仓库」「工具」。

注意出库单上同时挂着「合同订单」和「发货单」两个关联字段：合同订单说明是卖给了谁，发货单说明是哪一次发货。出库单有「审批状态」，要走审批。

操作步骤

1. 点击「新建出库单」，表单在新标签页打开。
2. 填「出库单编号」和「负责人」。
3. 选「仓库」——货从哪个仓出。
4. 选「客户」和「联系人」。
5. 关联「合同订单」和「发货单」（发货单字段在表单里叫「发货单」）。
6. 填「出库日期」——这个日期决定库存什么时候减。
7. 需要的话关联「应收款」「项目」，并选「快递单」（快递公司）。
8. 在「产品详细信息」明细区选择要出库的产品和数量。启用序列号的产品必须指定具体的序列号，选哪些出哪些。
9. 保存并走审批。

字段说明

表单字段较多（20 个），主要的：

字段	含义
出库单编号	唯一编号
负责人	谁负责
客户 / 联系人	出给谁
合同订单	关联的合同订单
出库日期	库存扣减日期
仓库	货从哪个仓出
发货单	从哪张发货单来的
应收款	关联的应收款记录
快递单	快递公司（EMS／顺丰速运／圆通快递／……）
项目	关联项目
备注	自由文本

列表上另有「状态」「审批状态」「总数量」等列。

注意事项

• 入库单不走审批，出库单走审批。这是两个模块的重要差异：入库（货来了）保存即生效；出库（货走了）需要审批通过。做计划时要把这个时间差算进去。
• 「日期」字段决定库存记在哪一天。补录上个月的入库时，要把「入库日期」改成实际到货日，而不是留默认的今天，否则库存曲线会错位。
• 出库单和发货单不是一回事，但要对得上。发货单是给客户的凭据（销售模块），出库单是仓库的动作（库存模块）。两者关联上，「出库状态」才能正确流转。
• 序列号产品必须在出库单上指定具体序列号。只填数量不选序列号，系统无法知道卖的是哪一台，保修追溯就断了。
• 负库存要警惕。如果库存余额里出现负数，说明有出库单没对应上入库。库存余额工具栏上的库存预警就是专门抓这种情况的。
• 入库单和出库单都可以批量导入，期初建账或大批量调账时比手工点快得多。
• 不要靠删单来修正错误。已经影响了库存的单据删掉会造成账实不符。正确做法是做一张反向单据，或者用「盘点」调平。